Pengertian Rencana Bisnis

Apakah Rencana Bisnis Itu?

Nilai utama dari rencana bisnis Anda adalah membuat garis besar tertulis yang mengevaluasi segala aspek kelangsungan hidup ekonomi dari upaya bisnis Anda termasuk uraian dan analisis terhadap prospek bisnis Anda.
Mengingat pelatihan ini dipecah kedalam dua belas aspek terpenting untuk dipertimbangkan dalam memulai bisnis, maka rencana bisnis dapat mengikuti format yang serupa ini. Termasuk dalam sesi ini dan di setiap sesi berikutnya adalah contoh bagan besar rencana bisnis yang mencakup setiap subjek. Ketika Anda menggabungkan seluruhnya bersama, maka Anda akan memiliki model awal untuk keseluruhan rencana.
Rencana bisnis adalah suatu langkah penting yang perlu diambil oleh pengusaha bijaksana, tanpa memandang ukuran bisnis. Langkah ini terlalu sering diabaikan, namun kami akan mempermudah bagi Anda dengan menyediakan sebuah format untuk membangun rencana sambil Anda mengikuti pelatihan ini.
Rencana bisnis dapat sangat berbeda-beda. Berbagai perpustakaan dan toko buku Anda bisa menemukan buku-buku berisi format rencana bisnis. Namun pelatihan ini adalah tempat yang berguna untuk memulai. Dari sini lalu Anda akan bisa merancang satu rencana bisnis yang ideal bagi perusahaan Anda.
Berhati-hatilah bahwa kebanyakan pengusaha yang baru memulai bisnis enggan menuliskan rencana bisnis mereka. Oleh karena itu sangat disarankan bahwa Anda menyelesaikan setiap segmen dari rencana itu selagi Anda maju melalui pelatihan ini. Kami berusaha membuat proses ini menjadi lebih mudah dengan menyediakan beberapa contoh rencana baik bisnis produk maupun bisnis jasa dan juga menyediakan formulir blanko yang cocok sehingga Anda dapat download dengan MS Word dan menyesuaikan untuk diri Anda sendiri.

Mengapa Kita Harus Menyiapkan Rencana Bisnis?
Rencana bisnis Anda akan bermanfaat dalam banyak cara. Berikut ini adalah beberapa alasan untuk tidak mengabaikan alat yang berguna ini.
•    Pertama-tama, rencana bisnis akan menetapkan dan memusatkan tujuan Anda dengan memanfaatkan keterangan dan analisis yang sesuai.
•    Anda dapat memanfaatkannya sebagai suatu alat penjualan dalam menangani hubungan penting termasuk para pemberi pinjaman, investor, dan bank.
•    Anda dapat memanfaatkan rencana itu untuk menghimpun pendapat dan nasehat dari orang lain, termasuk mereka yang berkecimpung di bidang bisnis Anda, yang akan memberi Anda nasehat berharga dengan gratis. Terlalu sering, pengusaha maju sedikit demi sedikit (“My Way!”) tanpa memanfaatkan masukan dari para ahli yang dapat membantunya menghemat banyak. “My Way” memang lagu yang bagus, namun dalam praktiknya dapat menimbulkan penderitaan yang tidak perlu.
•    Rencana bisnis Anda dapat mengungkapkan segala kelalaian dan/atau kelemahan di dalam proses perencanaan Anda.
Apa Saja yang Harus Dihindari di dalam Rencana Bisnis Anda Menetapkan beberapa pembatasan yang layak terhadap beberapa proyeksi jangka panjang pada masa mendatang. (Jangka panjang berarti lebih dari setahun.) Lebih baik bertahan dengan sejumlah tujuan jangka pendek dan mengubah rencana itu selagi bisnis Anda berjalan. Terlalu sering, rencana bisnis jangka panjang tidak bermakna apa-apa karena realitas bisnis Anda dapat berbeda dari konsep awal Anda.
Hindari optimisme. Kenyataannya, untuk mengimbangi optimisme, berlakulah sangat konservatif dalam meramalkan kebutuhan modal, ketepatan waktu, penjualan, dan laba. Hanya sedikit rencana bisnis yang dengan tepat menunjukkan seberapa banyak uang dan waktu yang dibutuhkan.
Janganlah mengabaikan untuk merinci bagaimana strategi Anda ketika Anda tertimpa kemalangan bisnis.
Gunakan bahasa yang sederhana dalam menjelaskan segala persoalan. Buatlah mudah dibaca dan dimengerti.
Jangan sepenuhnya tergantung pada keunikan bisnis Anda atau bahkan pada penemuan yang telah memperoleh hak paten. Keberhasilan mendatangi mereka yang memulai bisnis dengan ekonomi yang bagus dan tidak selalu dari penemuan yang hebat.

Format Rencana Bisnis: Penilaian Sistematis terhadap Semua Faktor yang Penting Sekali untuk Maksud dan Tujuan Bisnis Anda
Berikut ini adalah beberapa topik yang disarankan dan dapat Anda sesuaikan untuk rencana Anda:
•    Visi: Ini adalah bagan ringkas dari apa saja maksud dan tujuan bisnis Anda.
•    Orang-orang: Sebegitu jauh, unsur terpenting di dalam keberhasilan Anda adalah diri Anda sendiri. Fokuskan bagaimana menerapkan pengalaman Anda sebelumnya sendiri ke bisnis baru Anda. Siapkan daftar riwayat hidup diri Anda sendiri dan setiap orang yang akan terlibat dalam memulai bisnis. Dasarkan pada fakta dan hindari penipuan. Bagian dari rencana bisnis Anda ini akan dibaca dengan sangat teliti oleh mereka yang berhubungan dengan Anda, termasuk pemberi pinjaman, investor, dan vendor. Template untuk menyiapkan riwayat hidup tersedia di perpustakaan Anda, Kinko’s, toko buku, dan Internet di bawah kata kunci “resumes”.
Namun demikian, Anda tidak mungkin menjadi seseorang yang bukan Anda. Apabila Anda kurang mempunyai kemampuan untuk menjalankan fungsi penting, masukkan ke dalam rencana bisnis Anda. Misalnya, apabila Anda kurang memiliki kemampuan untuk melatih karyawan, masukkan penjelasan bagaimana Anda akan mengganti kekurangan ini. Anda dapat menambahkan mitra ke rencana Anda (dibahas di Bagian 4) atau berencana akan mempekerjakan orang-orang penting yang akan menyediakan ketrampilan yang tidak Anda miliki. Masukkan riwayat hidup dari semua anggota manajemen yang Anda inginkan.
•    Profil bisnis Anda: Tentukan dan uraikan bisnis yang Anda inginkan dan pastikan bagaimana Anda berencana untuk melakukannya. Cobalah untuk tetap fokus pada pasar tertentu yang ingin Anda layani.
•    Penilaian ekonomi: Sediakan penilaian lengkap tentang lingkungan ekonomi dimana bisnis Anda akan menjadi bagian di dalamnya. Jelaskan bagaimana bisnis Anda akan layak untuk berbagai lembaga pengaturan dan demografi di mana Anda akan berkecimpung di dalamnya. Apabila dianggap layak, sediakan penelitian demografis dan data aliran lalu lintas yang biasanya tersedia dari departemen perencanaan setempat.
•    Penilaian arus kas: Masukkan arus kas untuk satu tahun yang akan memasukkan kebutuhan modal Anda ( tercakup dalam Pelajaran #7. Masukkan penilaian Anda tentang apa saja yang bisa keliru dan bagaimana rencana Anda dalam menangani segala kesulitan.
•    Masukkan rencana pemasaran dan rencana perluasan Anda.
•    Bacalah website pemerintah yang berguna seperti Small Business Administration. Bacalah “Sumber Daya” di homepage dari website ini.

Enam Langkah Menuju Rencana Bisnis Besar
Para pengusaha yang baru memulai bisnis seringkali mengalami kesulitan dalam menulis rencana bisnis. Pelatihan ini akan membantu Anda dalam berbagai cara, jadi jangan lewatkan alat perencanaan ini! Untuk memudahkan Anda, disini ada enam langkah yang akan menghasilkan sebuah rencana yang layak untuk Anda:
1.    Tuliskan konsep dasar bisnis Anda.
2.    Kumpulkan semua data yang ada tentang kelayakan dan spesifikasi tentang konsep bisnis Anda.
3.    Fokuskan dan perhalus konsep berdasarkan data yang telah Anda kumpulkan.
4.    Uraikan spesifikasi bisnis Anda. Penggunaan pendekatan “Apa, di mana, mengapa, bagaimana” mungkin berguna.
5.    Tempatkan rencana Anda ke dalam bentuk formulir yang mewajibkan, sehingga rencana itu tidak hanya menyediakan wawasan dan fokus saja, melainkan juga menjadi alat penting dalam menangani hubungan bisnis yang mungkin akan sangat penting bagi Anda.
6.    Lakukan kajian ulang terhadap contoh rencana yang telah kami sediakan dan download-lah format kosong ke dokumen MS Word. Isilah formulir ini selagi Anda mengikuti pelatihan.

Periksalah Apakah Rencana Anda Sudah Termasuk Faktor-fakor Penting Yang Akan Menghasilkan Sebuah Bisnis Berhasil

•    Konsep bisnis yang sehat. Kesalahan paling umum yang dibuat oleh pengusaha adalah gagal memilih bisnis yang tepat sejak awal. Cara terbaik untuk mempelajari tentang bisnis yang prospektif adalah dengan bekerja untuk orang lain di dalam bisnis tersebut sebelum Anda memulai bisnis Anda sendiri. Mungkin terdapat kesenjangan yang sangat lebar antara konsep Anda tentang bisnis yang bagus dengan kenyataan di lapangan.
•    Memahami pasar Anda. Cara yang baik untuk menguji pemahaman Anda adalah dengan menguji pasar produk atau jasa sebelum Anda memulai bisnis. Anda berpikir memiliki layang-layang yang hebat yang akan menarik imajinasi para pemain layang-layang di seluruh dunia? Jika ya, cobalah membuat sendiri layang-layang dengan tangan dan menjualnya terlebih dahulu.
•    Sebuah industri yang sehat, tumbuh dan stabil. Ingatlah bahwa sebagian penemuan besar sepanjang masa, seperti pesawat dan mobil, tidak memberikan manfaat ekonomi bagi banyak orang yang berusaha mengeksploitasi beberapa kemajuan besar ini. Misalnya, pendapatan kumulatif semua perusahaan penerbangan sejak Wilbur Wright menerbangkan pesawat pertama ternyata kurang dari nihil. (Kerugian perusahaan penerbangan menderita lebih besar dari keuntungan.) Keberhasilan datang pada mereka yang menemukan bisnis dengan ekonomi yang bagus dan tidak selalu dari penemuan atau kemajuan besar bagi manusia.
•    Manajemen yang berkemampuan. Carilah orang-orang yang Anda sukai dan kagumi, memiliki nilai etika yang bagus, memiliki ketrampilan tambahan, dan lebih cerdas daripada Anda. Rencanakan untuk mempekerjakan orang-orang yang memiliki ketrampilan yang kurang Anda miliki. Tentukan kemampuan unik Anda dan carilah orang lain yang dapat mengubah kelemahan Anda menjadi kekuatan.
•    Pengendalian keuangan yang berkemampuan. Kelak Anda akan belajar tentang pentingnya menjadi orang yang mampu menangani akuntansi, perangkat lunak komputer, dan manajemen arus kas. Kebanyakan pengusaha tidak memiliki latar belakang akuntansi dan harus kembali ke sekolah untuk belajar kecakapan ini. Apakah Anda akan mempertaruhkan simpanan Anda dalam sebuah permainan dimana Anda tidak tahu apakah akan menang atau tidak? Banyak orang yang keliru melakukannya di dalam bisnis di sepanjang masa.
•    Fokus bisnis yang konsisten. Apabila Anda sedang berpikir tentang berbagai produk atau jasa tertentu, maka Anda akan menjumpai bahwa spesialis akan melakukannya secara lebih baik daripada yang bukan spesialis. Bidiklah dengan tepat kearah sesuatu yang bisa Anda kerjakan dengan baik sehingga Anda tidak usah bersaing dengan orang lain yang memasang harga lebih rendah.



1.    Manajemen perkantoran modern
2.    Materi
o    Pengertian dan prinsip-prinsip perkantoran modern.
    Kantor
    Manajemen perkantoran
    Perkantoran modern
    Prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern
o    Pelaksanaan perkantoran modern
    Tugas-tugas dalam perkantoran modern
    Efisiensi perkantoran modern.
o    Teknologi informasi untuk perkantoran modern.
3.    Kantor
o    Pengertian kantor :
    Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.
    Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.
    Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif, manajerial, dan fasilitatif.
4.    Manajemen perkantoran
o    Rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib.
5.    Manajemen perkantoran
o    Hal yang terkena oleh rangkaian pekerjaan tersebut pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran.
o    Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, antara lain : pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur, metode perkantoran, dan lain-lain.
6.    Kegiatan administrasi
o    Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
o    Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim, dan disimpan termasuk dengan alat rekam.
7.    Kegiatan administrasi
o    Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah digunakan.
o    Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
o    Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
o    Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
8.    Perkantoran modern
o    Karakteristik kantor modern :
    Punya bangunan dan tata ruang yg baik
    Perlengkapan, alat/perabot yg tepat
    Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin, akuntabel
    Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis
    Memiliki sikap, cara berpikir, bertindak sesuai perk. jaman
    Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif, efisien, produktif
    Mendasarkan atas sistem informasi (information based organization)
    Computer based
9.    Prinsip kerja efektif Leffingwell
o    Perencanaan : merencanakan secara benar
o    Jadwal : pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik
o    Pelaksanaan : Pekerjaan harus dilaksanakan dgn baik
o    Ukuran : harus diukur sesuai kemampuan dan standar
o    Imbalan : Imbalan yg sesuai : kondisi kerja, kesehatan, pengembangan diri, gaji.
10.    Prinsip manajemen perkantoran
o    Manajer kantor, seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.
o    Tata ruang kantor.
11.    Prinsip manajemen perkantoran
o    Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis.
o    Bussiness Process Redesign (BPR), sistem dan prosedur kerja harus diupayakan agar lebih efisien sekaligus dilakukan pengukuran dan penyederhanaan kerja.
o    Sistem manajemen arsip harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan arsip, termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor.
12.    Prinsip manajemen perkantoran
o    Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah.
o    Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus dikembangkan dan digunakan.
o    Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor harus dikembangkan.
13.    Pelaksanaan perkantoran modern
o    Menerima informasi
o    Merekam informasi
o    Mengatur informasi
o    Memberi informasi
o    Melindungi aset
14.    Efisiensi perkantoran modern
o    5 unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu :
o    Pikiran
o    Tenaga
o    Waktu
o    Ruang
o    Nilai
15.    Teknologi informasi untuk perkantoran modern
o    Otomasi perkantoran
o    Sistem elektronik formal dan informal
o    Kantor virtual
o    Organisasi virtual
o    Aplikasi otomasi perkantoran
16.    Otomasi perkantoran
o    Sejak pertama kali munculnya pengolah kata, teknologi lain diterapkan pada pekerjaan kantor, dan semua itu disebut dengan otomasi perkantoran.
o    Otomasi perkantoran meliputi semua sistem elektronik formal maupun informal yang memberikan perhatian pada komunikasi informasi dari dan kepada orang-orang ke dalam dan ke luar perusahaan.
17.    Sistem elektronik formal dan informal
o    Sistem otomasi perkantoran adalah formal sejauh direncanakan dan didokumentasikan secara tertulis.
o    Sistem formal diwujudkan pada basis perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasional dalam banyak cara sebagaimana SIM.
o    Sistem informal yang tidak direncanakan dan tidak didokumentasikan secara tertulis diwujudkan dalam banyak cara sebagaimana DSS.
18.    Kantor virtual
o    Kemampuan otomasi perkantoran yang menghubungkan orang-orang secara elektronik telah membuka jalan baru bagi pekerjaan kantor, yang menghilangkan kebutuhan melakukan pekerjaan kantor di kantor, sehingga pekerjaan kantor dapat dikerjakan di mana saja pekerja berada.
19.    Pengaruh kantor virtual
o    Keuntungan kantor virtual
    Menekan biaya fasilitas.
    Menekan biaya peralatan.
    Jaringan komunikasi formal.
    Menekan penghentian kerja.
    Kontribusi sosial.
o    Keuntungan-keuntungan tersebut adalah keuntungan untuk perusahaan, hanya kontribusi sosial yang merupakan keuntungan bersama dengan pekerja.
20.   
o    Kerugian kantor virtual
    Tidak berperasaan.
    Kekhawatiran kehilangan pekerjaan.
    Semangat rendah.
o    Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak begitu berpengaruh.
21.    Strategi kantor virtual
o    Menyediakan sumberdaya komputer.
o    Menyediakan akses pada sumber informasi.
o    Menyediakan pasokan non komputer.
o    Menyusun forwarding panggilan telepon.
o    Menggunakan conference call.
o    Menjadwalkan pertemuan rutin.
o    Mengikuti kerja rutin.
o    Kantor virtual membutuhkan kerjasama antara perusahaan dan pekerja.
22.    Organisasi virtual
o    Ide sebuah kantor virtual dapat diperluas dengan menerapkannya pada seluruh perusahaan, itulah yang dinamakan dengan organisasi virtual.
o    Dalam organisasi virtual, operasi melalui perusahaan dirancang sedemikian sehingga tidak terikat pada lokasi fisik.
o    Dengan demikian akan lebih mudah untuk beberapa operasi dan beberapa perusahaan, dan juga dapat menjadi strategi yang baik bagi berbagai jenis perusahaan untuk diikuti untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
23.    Aplikasi otomasi perkantoran
o    Word processing.
o    Electronic mail.
o    Voice mail.
o    Electronic calendaring.
o    Audio conferencing.
o    Video conferencing.
o    Computer conferencing.
o    Facsimile transmision.
o    Video text.
o    Imaging.
o    Desktop publishing.











    Salah satu hasil ciptaan manusia modern dewasa ini adalah berbagai jenis
bentuk organisasi, baik yang berada di lingkungan kenegaraan maupun luarnya,
seperti organisasi yang bergerak di bidang keniagaan, politik, sosial bahkan
organisasi-organisasi nirlaba. Untuk mengelola berbagai jenis organisasi tersebut,
diperlukan manajer dalam jumlah besar dengan berbagai kemampuan memimpin,
pengetahuan dan keterampilan.
Demikian mendesaknya pemenuhan akan manajer itu sehingga berbagai
usaha dilakukan secara intensif untuk mempersiapkan orang yang berperan sebagai
manajer yang efektif. Para ilmuwan juga terus bekerja keras untuk mempersiapkan
dan mengembangkan teori manajemen sehingga para manajer di lapangan semakin
mampu menjalani proses manajemen itu dengan tingkat efisiensi, efektifitas dan
produktifitas yang semakin tinggi.
Salah satu yang terus menerus mendapat perhatian para ilmuwan dan para
praktisi menyangkut fungsi-fungsi manajerial. Bidang ini mendapat perhatian serius
karena efektifitas manajerial seseorang pada akhirnya tercermin pada dan di ukur
dengan kemampuannya menyelenggarakan semua fungsi-fungsi tersebut.
Manajer harus mapu mengendalikan dan mengelola sumber-sumber daya yaitu
pengelolaan gedung dan operasi ketatausahaan juga mengelola sumber daya
manusia menyangkut analisis jabatan, merekrut karyawan dan seterusnya. Manajer
memerlukan pengawas yang berkedudukan di bawahnya guna mengawas semua
kegiatan perkantoran di dalam suatu perusahaan. Pokok pekerjaan pengawas adalah
memimpin aktivitas-aktivitas di dalam kelompoknya dan mengembangkan para
pekerja dibawahnya.
Pihak pengawas mendelegasikan tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan
tertentu kepada pihak lain, tetapi tanggung jawab agar pekerjaan dilaksanakan tetap
ada padanya. Untuk lebih jelasnya berikut kita akan melihat apa dan bagaimana
dengan Supervisi kantor.

A. Pengertian Manajemen Perkantoran.
Manajemen Perkanotran dapat di nyatakan sebagai “ Kekuatan yang tidak
berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan da mengkoordonasikan manusia,
bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor
dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai
sasaran perusahaan”.
Manajemen perkantoran bukanlah suatu aktivitas yang hanya bersifat
mekanistik. Penerapan fungsi-fungsi manajerial secara efektif menimbulkan kesulitan
besar.
Hal tersebut primer timbul karena aspek dinamis elemen-elemen yang di daya
gunakan dan karena bidang-bidang di mana dapat dan sedang di gunakan.
Tetapi, di belakaangnya terdapat kemampuan manajer efektif untuk :
1. membuat keputusan-keputusan;
2. memimpin pihak lain;
3. menjalankan injenuitas;
2002 digitized by USU digital library 2
Manajemen perkantoran mengharuskan adanya kemampuan untuk membuat
keputusan- keputusan.
Penilaian mengenai sesuatu situasi atau kondisi, yang kemudian di ikuti oleh
pengetahuan mengenai apa yang harus di lakukan, merupakan intisari pekerjaan
seseorang manajer.
Keputusan-keputusan harus di dasarkan atas fakta-fakta yang cukup banyak
jumlahnya dan sering kali fakta-fakta demikian sulit di peroleh. Kepemimpinan
sangat penting dalam bidang manajemen dan boleh di katakan bahwa tidak ada
subtitut yang memuaskan baginya.
Akhirnya perlu di kemukakan bahwa anggota-anggota manajemen harus
mampu melaksanakan injenuitas. Hingga tingkat tertantu, semua kemajuan
manajerial tergantung pada penciptaan serta pengembangan ide-ide berhasil.
Kebanyakan perbaikan-perbaikan di mulai berupa ide-ide misalnya cara lebih
baik untuk melaksanakan sesuatu tugas kantor, pengaturan kembali data kertas
agar perhitungan lebih mudah. Tetapi tidak terlepas dari itu semua manajer sangat
berperan aktif dalam memilih semua ide-ide dari bawahan untuk dilaksanakan dalam
membuat kebijakan dalam organisasi.

B. Hubungan Supervisor dalam Manajemen Perkantoran.
Produksi kantor secara memuaskan sebagian besar tergantung dari kualitas
sepervisi perkantoran. Pihak supervisor bertugas untuk mengusahakan agar
pekerjaan pada kesatuannya di laksanakan dalam jangka waktu yang cukup efisien
dan dengan biaya sepantasnya.
Banyak di antara prbolem-problem yang menghalangi pekerjaan kantor
berhubungan dengan masalah-masalah supervisi.
Pihak supervisor merupakan figur utama pada struktur organisasi. Setiap
politik, setiap keputusan harus meresap “kebawah” melalui tingkat supervisi.
Efektivitas kebanyakan tindakan menajerial atas kemampuan para supervisor.

a. Status Pihak Pengawas (Supervvisor)
Pihak supervisor berada pada suatu kedudukan yang sangat strategis untuk
mempengaruhi dan membantu melaksanakan macam teknis-teknis personil.
Misalnya seorang supervisor berhubungan erat dengan upaya memotivasi para
pekerja, ia membantu mengusahakan keamanan bekerja, dan ia membantu suatu
team yang melaksanakan tugas-tugas spesifik.
Dalam arti sebenarnya maka seorang supervisor merupakan anggota bagian
urusan pegawai (personel Departement). Ia merupakan suatu titik pusat sekitar
mana keinginan-keinginan para top manajer di salurkan dan di mana keinginanankeinginan
para pekerja operatif berkonsentrasi.
Seorang pengawas merupakan titik kontak antara anggota-anggota
manajemen dan para pekerja operatif. Bagi banyak pekerja, pihak pengawas adalah
menajemen .
Kadang-kadang pihak pengawas pula menyusun kebijaksanaan tertentu pada
tingkatnya, guna melaksanakan pekerjaannya.
Biasanya orang beranggapan bahwa seorang pengawas di bawah tingkat
seorang eksekutif. Pekerjaan seorang pengawas adalah serupa denga pekerjaan
seorang pemimpin (eksekutif), tetapi skope pekerjaannya, soal-soal yang harus
dituntaskannya dan pekerjaan eksekutif umumnya tidaklah demikian luas seperti
halnya pada kasus seorang pemimpin.
Adapun pengawas dapat didefinisikan sebagai seorang yang menafsirkan
kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur dan yang bekerja pada sesuatu tingkat
dimana ia harus mengawasi secara pribadi tugas-tugas yang diserahkan pada
2002 digitized by USU digital library 3
kelompok-kelompok kecil dalam rangka usaha mencapai hasil pekerjaan agar sesuai
dengan rencana yang telah di buat sebelumnya.

b. Pihak Pengawas Sebagai Anggota Manajemen
Seorang pengawas kantor memerlukan dukungan aktif dan bantuan pihak
atasannya. Misalnya harus merasa bahwa supervisi adalah vital di dalam lingkungan
perusahaan dan mereka harus memberikan bantuan dan jaminan kepada mereka
yang berada pada tingkat supervisi.
Sebaiknya para pengawas baru harus di berikan kesempatan untuk turut
berpartisipasi pada pertemuan-pertemuan manajerial, mengemukakan pandanganpandangan
mereka dan di anggap sebagai kelompok manajemen. Tetapi, terlalu
sering para pengawas hanya di anggap sebagai anggota manajemen di atas kertas
melulu.
Tidak ada sesuatu tindakan nyata yang dilakukan guna membuat para
pengawas menjadi bagian dari manajemen atau mengusahakan agar mereka merasa
bahwa mereka adalah anggota manajemen. Anggota-anggota top manajemen perlu
memperhatikan faktor-faktor tertentu.
Faktor-faktor tersebut meliputi misalnya: imbalan “cukup”, diakuinya prestasi
individual, arus keterangan manajemen “pulang pergi” dan berpendidikan dalam
profesi manajemen.
c. Fungsi-Fungsi Seorang Pengawas.
Sangat disayangkan bahwa pada kebanyakan kantor tidaklah jelas apa yang
di harapkan dari seseorang pengawas, konsep jaman dahulu yang “menguasai
kesatuannya” dengan otoritas lengkap untuk memperkerjakan, memberhentikan,
mengubah tahap pekerjaan, mengadakan perbaikan-perbaikan dan menjalankan
pekerjaan menurut kehendaknya, telah banyak berubah pada banyak kantor.
Kekurang pengertian mengenai tanggungjawab seorang pengawas di sebabkan
karena sifat khusus pekerjaannya, yaitu fakta bahwa pekerjaan sepervisi demikian
bervariasi dan skopenya adalah demikian luas dan aktivitas-aktivitas yang tercakup
di dalamnya demikian tidak terhingga.
Pada kasus tertentu dianggap bahwa pekerjaan mengawasi telah menjadi
demikian komplek hingga diperlukan tenaga eksper guna membantu pihak
pengawas. Tetapi di lain pihak ada pula pendapat bahwa para pembantu staff
menyerap otoritas dan mengambil alih aktifitas-aktifitas yang merupakan tugastugas
fundamental pihak pengawas.
Misalnya pada banyak kantor, pihak pengawas tidak melakukan wawancara
dan memilih pagawai baru tetapi ia mempunyai hak suara dalam hal mempekerjakan
pegawai yang bersangkutan.
Pengawas-pengawas kantor (office supervisors) mengmukakan macam-macam
kesulitan yang dihadapi mereka antaranya :
1. Para pejabat “di atas merke” tidak mengerti kesulitan-kesulitan pekerjaan
mereka.
2. Mereka di beri perintah-perintah yang bertentangan dan berkonflik.
3. Posisi mereka pada bagian yang sering sekali menjadi lemah karena para
atasan mereka “melampui mereka” dan memberikan instruksi-instruksi
kepada bawahan-bawahan mereka tanpa melakukan konsultasi dengan
mereka.
4. Instruksi-instruksi yang diperoleh dari atasan mereka tidak cukup jelas.
5. Bila dilakukan perubahan-perubahan yang mempengaruhi pekerjaan
mereka, maka mereka tidak diberitahukan mengapa perubahan tersebut
dilakukan.
2002 digitized by USU digital library 4
6. Mereka tidak cukup bebas untuk menghadapi para atasan mereka untuk
memperoleh keterangan atau bantuan bila di hadapi sesuatu problem
pekerjaan.
7. Mereka merasa tidak mempuyai cukup otoritas untuk melaksanakan
pekerjaan mereka dengan baik.
8. Banyak pengawas beranggapan bahwa tidak ada pengrtian yang jelas
mengenai dimana dan bilamana mereka mempunyai otoritas untuk
membuat keputusan-keputusan atau memberikan perintah-perintah.

d. Sifat Supervisi
Pokok pekerjaan pengawas kantor adalah memimpin aktivitas-aktivitas di
dalam kelompoknya dan mengembangkan para pekerja yang merupakan
bawahannya. Pihak pengawas mendelegasikan tanggungjawab untuk melakukan
pekerjaan tertentu pada pihak lain, tanggungjawab agar pekerjaan di laksanakan
tetap ada padanya.
Supervisi efektif membutuhkan kemampuan untuk mengusahakan agar para
pekerja melaksanakan pekerjaan denga baik. Hal tersebut merupakan intisari sukses
dalam usaha-usaha supervisi. Seseorang yang ingin mengerjakan sesuatu sendiri,
tidak akan menjadi seorang pengawas yang memuaskan.
Sudah tentu terdapat pula adanya kemampuan-kemampuan lain yang bersifat
esensial untuk supervisi secara efektif. Kualifikasi-kualifikasi yang dianggap perlu
dimiliki oleh seseorang pangawas kantor yaitu :
1. Kepribadian yang menarik (pleasing personality)
2. Ketabahan (courage)
3. Kejujuran (honesty)
4. Agresifitas (aggresiveness)
5. Temperamen yang konstan (even temper)
6. Kebulatan tekad (firmness)
7. Keterbukaan (open mindedness)
8. Pemurah (generosity)
9. Kesiapan mental untuk melakukan tugas (mental squipment to do the job)
10. Kemampuan eksekutif (executive ability).



e. Jenis-Jenis Tanggungjawab Pengawas Kantor
Tanggungjawab pengawas kantor dapat diklasifikasikan ke dalam dua
kelompok yaitu yang berhubungan dengan pekerjaan dan pekerja.
Pada kelompok pertama yang berhubungan dengan pekerjaan terdapat hal-hal
sebagai berikut :
1. Mengerti memahami pekerjaan yang akan dilakukan
2. Mendelegasikan pekerjaan kepada pihak lain
3. Mengemukakan rekomendasi-rekomendasi kepada atasannya
4. Mengikuti praktek-praktek serta prosedur-prosedur yang telah digariskan
5. Memberikan penerangan kepada pegawai mengenai perubahan-perubahan
6. Mengevaluasi output pekerjaan dihubungkan dengan biaya.
7. Mengecek ketelitian dan kualitas pekerjaan
8. Terus-menerus mencari keterangan mengenai perkembanganperkembangan
baru.
9. Meminimasi beban-beban maksimun
10. Mempersiapkan dan meneliti laporan-laporan.

Pada kelompok kedua yaitu tanggungjawab yang berhubungan dengan
pekerjaan yaitu :
1. Tindakan menafsirkan kebijakan perusahaan kepada pekerja.
2. Mengenal pekerjaan
2002 digitized by USU digital library 5
3. Mengembangkan nilai kerja
4. Mendisiplinkan pekerja
5. Melayani keluhan-keluhan pekerja
6. Mengusahakan adanya “team work” dan harmoni di kalangan pekerja
7. Mencatat prestasi dan memberikan penghargaan kepada para pekerja
8. Mengusahakan agar para anggota top manajemen senantiasa
mengetahui keinginan-keinginan pegawai
9. Membantu meninggikan moril para pekerja.

Dari paparan yang telah di kemukakan di atas terlihat bahwa keberadaan
sepervisor dalam menajemen perkantoran adalah sangat penting. Hal ini dapat kita
lihat dari status pengawas (supervisor), tanggungjawab pengawas (supervisor),
disamping itu pengawas merupakan bagian yang tak terpisahkan dari manajemen itu
sendiri, yang pelimpahan sebahagian tugas top manajer. Sehingga dapat dikatakan
bahwa peranan pengawas dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara
keseluruhan dengan efektif dan efisien adalah sangat menentukan.






KESIMPULAN
1. Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang
dilakukan oleh orang lain.
2. Pengelolaan kantor menyangkut aspek sumber daya non manusia dan aspek
sumber daya manusia, aspek sumber daya non manusia terdiri dari pengelolaan
gedung dan pengelolaan pekerjaan ketatausahaan.
3. Pengawas (supervisor) menjalankan sebahagian tanggungjawab dari top manajer
(pendelegasian wewenang dari pimpinan)
4. Peranan pengawas sangat penting dalam perencanaan dan proses kegiatan
perusahaan agar tercapai tujuan yang ditentukan sebelumnya secara efektif dan
efisien.