Business
Letter
Dibaca: 107 kali | Jumat, 27 Januari 2012 - 22:15:40 WIB
Dibaca: 107 kali | Jumat, 27 Januari 2012 - 22:15:40 WIB
Jika Anda
menulis alamat dalam Surat Resmi, maka kita harus memperhatikan hal-hal yang
berkaitan dengan isi surat dan gaya surat yang ingin kita buat. Hal terpenting
yang harus kita sangat kita perhatikan adalah apabila kita menggunakan gaya American
English, maka secara keseluruhan surat, mulai dari awal hingga akhir harus
seragam. Begitu pula apabila kita menggunakan gaya British English, maka
keseluruhannya juga harus ada pada gaya bahasa yang sama.
Di bawah ini
akan kami jelaskan cara pembuatan Business Letter dalam Bahasa Inggris.
1. Posisi Alamat Pengirim dan Tanggal
Pada British English, alamat dan tanggal diletakkan di
sudut kanan atas seperti contoh di bawah ini:
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455
25 January 2012
|
Pada American English, alamat pengirim diletakkan di:
- Sebelah kiri, di bawah tanggal, atau
- Di akhir surat, di bawah tanda tangan
January
25, 2012
Indonesia
Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455 |
atau
Sincerely
James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455 |
2. Alamat Penerima
Sebelum kita
membahas posisi alamat penerima, ada baiknya perhatikan hal-hal berikut ini:
Urutan dalam
penulisan Penerima dalam Bahasa Inggris adalah sebagai berikut:
Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr ...
Nomor Rumah, jalan
Lokasi
Kode area
NEGARA (huruf besar semua)
Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr ...
Nomor Rumah, jalan
Lokasi
Kode area
NEGARA (huruf besar semua)
Pada British English, letak penerima surat sejajar
dengan tanggal seperti di bawah ini:
Mr. James
Hunt
46B Park Avenue London 267BK GREAT BRITAIN |
25 January 2012
|
Sedangkan
pada American English, alamat penerima
diletakkan 2 baris di bawah alamat pengirim (atau 2 baris dibawah tanggal jika
alamat pengirim diletakkan dibawah tanda tangan).
January
25, 2012
Indonesia
Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455 Mr. James Hunt 46B Park Avenue London 267BK GREAT BRITAIN |
atau
January
25, 2012
Mr. James Hunt 46B Park Avenue London 267BK GREAT BRITAIN
---- isi
surat ----
Sincerely
James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455 |
3. Salam Pembuka
Di bawah ini
akan kami jelaskan tata cara penulisan Salam Pembuka dalam aturan Business
Letter dalam Bahasa Inggris. Ingat sekali lagi, kita harus konsisten, kalau
tanggal, dalam gaya British English, maka keseluruhan surat harus dalam gaya
yang sama. Begitu juga sebaliknya.
Jika Anda tahu nama orangnya:
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Marga
Contoh: Dear Mr Miller
Anda juga dapat menuliskan nama lengkapnya, namun kita harus menghilangkan gelarnya (Mr/Mrs). Hal ini sangat berguna apabila Anda tidak mengetahui jenis kelaminnya.
Contoh: Dear Chris Miller
Contoh: Dear Mr Miller
Anda juga dapat menuliskan nama lengkapnya, namun kita harus menghilangkan gelarnya (Mr/Mrs). Hal ini sangat berguna apabila Anda tidak mengetahui jenis kelaminnya.
Contoh: Dear Chris Miller
Jika Anda tidak tahu nama orangnya:
Ada beberapa
cara untuk menuliskan Salam Pembuka apabila Anda tidak tahu nama orang yang
Anda tuju, yaitu seperti di bawah ini:
a. British English
a. British English
- Dear Sir / Dear Sirs = Jika penerimanya laki-laki
- Dear Madam = Jika penerimanya perempuan
- Dear Sir or Madam = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
b. American
English
- Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki
- Ladies = Jika penerimanya perempuani
- Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya, atau
- To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
TANDA
BACA
Pada British English, jangan gunakan tanda baca apapun, atau Anda dapat menggunakan koma
Pada British English, jangan gunakan tanda baca apapun, atau Anda dapat menggunakan koma
- Dear Mr Miller
- Dear Mr Miller,
Pada American English, gunakan tanda baca "titik
dua"
- Dear Mr. Miller:
4. Perihal (Subjek)
Tujuan dari
penulisan "Perihal" adalah agar si penerima surat mendapat gambaran
tentang apa sebenarnya surat yang ia terima. Ada 3 (tiga) hal yang perlu Anda
perhatikan dalam penulisan Perihal, yaitu:
- Gunakan "Subject:" atau "Re:"
- Tuliskan perihalnya dalam "Cetak Tebal"
- Tulis Perihal dalam Huruf Besar
Perhatikan
perbedaan penulisan "Perihal" antara British English dan American
English seperti di bawah ini:
a. British English
Letaknya antara Salam Pembuka dan Isi Surat, seperti di bawah ini:
a. British English
Letaknya antara Salam Pembuka dan Isi Surat, seperti di bawah ini:
Dear Mr.
Hunt
Subject:
Request No. 145
Referring
to your ...
|
b. American
English
Letaknya sebelum salam pembuka, seperti di bawah ini:
Letaknya sebelum salam pembuka, seperti di bawah ini:
Subject:
Request No. 145
Dear Mr.
Hunt:
Referring
to your ...
|
5. Isi
Isi surat
merupakan hal yang paling penting dalam Business Letter. Isinya harus
betul-betul mewakili semua apa yang ingin Anda sampaikan. Jangan lupa pula
untuk meletakkan tata krama. Berikut ini adalah panduannya:
- Awali dengan huruf besar setia pawal kalimat.
- Tulisan dalam Business Letter harus rata kiri.
- Berikan 1 spasi untuk tiap paragraf baru.
ISI
- Paragraf pertama: Pengantar dan alasan mengapa Anda menulis surat tersebut.
- Paragraf berikutnya: Jelaskan secara terperinci alasan Anda mengirimkan surat kepadanya, termasuk latar belakang, dan lain-lain yang dianggap perlu.
- Paragraf Terakhir: Simpulkan sekali lagi alasan Anda dan harapan kepada penerima surat
6. Salam Penutup
Salam
Penutup sangat berhubungan erat dengan Salam Pembuka. Biasanya ada beberapa
aturan main yang harus kita perhatikan. Penyajiannya juga berbeda antara
British English dan American English seperti penjelasan berikut ini:
British English
British English
- Jika Anda memakai nama penerima surat pada Salam Pembuka, maka salam penutupnya adalah "Yours sincerely" atau "Sincerely yours".
- Jika Anda tidak menggunakan nama penerima pada Salam Pembuka, maka Salam Penutupnya adalah "Yours faithfully" atau "Faithfully yours".
American
English
Gunakan "Sincerely" atau "Sincerely yours", untuk semua kasus, yaitu mau Anda gunakan nama penerima ataupun tidak.
Dalam Email, Anda dapat gunakan berikut ini untuk Salam Penutupnya:
Gunakan "Sincerely" atau "Sincerely yours", untuk semua kasus, yaitu mau Anda gunakan nama penerima ataupun tidak.
Dalam Email, Anda dapat gunakan berikut ini untuk Salam Penutupnya:
- Regards
- Kind regards
- Best wishes
7. Lampiran
Kadangkala
kita sering mengirimkan surat beserta dengan lampirannya. Setidaknya ada dua
cara untuk menyatakan bahwa surat kita tersebut memiliki lampiran, yaitu:
- Menyebutkan satu persatu lampirannya, atau
- Hanya menuliskan "Enclosure" tepat di bawah nama penanda tangan surat.
Kesimpulan:
Perhatikan
gaya penulisan Business Letter "British English"
di bawah ini:
|
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455 |
Mr. James
Hunt
46B Park Avenue London 267BK GREAT BRITAIN |
25 January 2012
|
Dear Mr.
Hunt
Subject:
Request No. 145
Referring
to your request No. 145, we inform you that the materials you requested are
out of stocks. Therefore, we recommend that you request our new product as we
described in the enclosure.
We thank
you and look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455
Enclosure
|
Perhatikan
gaya penulisan Business Letter "American
English" di bawah ini:
January
25, 2012
Indonesia
Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455
Subject:
Request No. 145
Dear Mr.
Hunt:
Referring
to your request No. 145, we inform you that the materials you requested are
out of stocks. Therefore, we recommend that you request our new product as we
described in the enclosure.
We thank
you and look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455
Enclosure
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar